운행 한 건이 돈이 되기까지

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   기사

   운행을 마치고 휴대폰으로 보냅니다.

2. 2

   현장 담당자

   들어온 운행을 확인하고 승인합니다.

3. 3

   정산 담당자

   월말에 운송사별로 묶어 확정하고, 입금 후 기록합니다.

4. 4

   기사

   ‘내 정산’에서 들어온 돈을 확인합니다.

아래 화면은 로컬 시연 환경에서 이 흐름을 처음부터 끝까지 실제로 해 보며 찍었습니다. 기사 김성호(1톤 카고, 한길 운송), 현장 담당자 박준호, 정산 담당자 최은정이 나옵니다. 본인 역할만 읽으셔도 됩니다.

1. 1주소로 들어가 로그인합니다

   휴대폰이나 PC에서 vehicle-settlement.vercel.app 에 들어가, 담당자에게 받은 아이디와 비밀번호를 넣습니다. 기사는 ‘내 운행’, 담당자는 ‘처리할 일’ 화면이 바로 열립니다.

   

2. 2홈 화면에 추가해 둡니다

   아이폰은 공유 버튼 → ‘홈 화면에 추가’, 안드로이드는 크롬 메뉴 → ‘홈 화면에 추가’. 다음부터 앱처럼 한 번에 열립니다.

   기본 글자 크기는 보통입니다. 글씨가 작으면 화면 위 ‘가 가 가’에서 큰 ‘가’를 누릅니다. 글씨와 버튼이 함께 커지고, 그 휴대폰에 기억됩니다.

   

운행을 마치고 차 안에서 보내기 (1분)

오후 3시. 김포 자재 물류센터에서 PVC 배관 자재 20묶음을 싣고 서울 현장 1문에 내려놓았습니다. 차를 세우고 휴대폰을 엽니다.

1. 1노란 ‘운행 등록’을 누릅니다

   어제와 같은 일이면 바로 아래 지난번과 같은 운행을 누르세요. 현장·경로가 미리 채워집니다.

   주황색 카드는 담당자가 고쳐 달라고 한 건입니다(아래에서 설명).

   

2. 2프로젝트·운행일·담당자·적재용량을 확인합니다

   프로젝트 → 운행일 → 담당자 → 적재용량 → 운송내역 → 금액 → 사진·증빙 순서로 입력합니다. ‘프로젝트·운행일’에서 현장을 고르고 사용일에 실제 운행한 날짜를 넣습니다. 지난 운행을 몰아서 적을 때도 오늘이 아닌 운행한 날을 고르세요.

   ‘담당자·적재용량’에서 확인받을 담당자와 이번 운행의 적재용량 (톤)을 입력합니다. 적재용량은 내 정보의 ‘차량 최대 적재 (톤)’와 별도입니다. 예를 들어 이번 운행은 2.5톤으로 적습니다. 최근 선택한 담당자·용량이 채워져 있어도 이번 운행과 맞는지 확인하세요.

   담당자와 적재용량은 기본 필수입니다. 현장 설정에 따라 보이는 칸이 달라질 수 있습니다. 차량은 내 차가 기본이며 바꿀 수 있습니다. 다 채운 단계는 초록 체크가 됩니다.

   

   

3. 3‘최근 경로’를 누릅니다

   운송내역의 출발 → 도착에서 직접 적거나 ‘최근 경로’를 고릅니다. “김포 자재 물류센터 → 서울 현장 1문”을 누르면 출발·도착이 한 번에 채워집니다. 필요한 운반 내용도 함께 확인합니다.

   같은 날 또 다녀왔으면 + 운행 추가 또는 직전 회차 복사.

   

4. 4이번 운행 금액을 확인합니다

   정해진 계약 단가가 있으면 금액이 자동으로 나옵니다. 조출 등으로 금액이 다르면 금액이 다르면 직접 입력을 누르고 받을 금액을 적습니다(부가세 빼고).

   구간마다 금액이 다른 현장은 처음부터 이번 운행 금액 칸이 나옵니다. 최근 경로를 고르면 참고할 지난번 금액이 있고 금액 칸이 비어 있으면 미리 채워집니다. 직접 적은 금액은 유지됩니다. 담당자가 확인하면 금액이 확정되고, 모르면 비워 두어도 됩니다.

   대기료·통행료가 있었으면 + 추가 비용에 금액과 이유를 적고, 영수증도 5번에서 함께 찍습니다.

   

   

5. 5필요하면 인수증을 찍습니다

   사진·증빙은 선택입니다. 첨부하지 않아도 담당자에게 보낼 수 있습니다. 필요하면 점선 상자 사진 촬영·추가를 눌러 찍거나 앨범에서 고릅니다. 통신이 약해도 보낼 때 함께 올라갑니다.

   

6. 6‘담당자에게 보내기’를 누릅니다

   “이대로 보낼까요?” 창에 날짜·현장·담당자·적재용량·차량·경로·사진 수·예상 금액이 크게 나옵니다. 맞으면 보내기, 틀리면 고치기.

   

7. 7“보냈습니다”가 나오면 끝입니다

   내 운행으로를 누르면 방금 보낸 건이 ‘보냄 · 확인 기다림’으로 맨 위에 보입니다.

   

• 신호가 없는 곳에서도 그대로 보내기를 누르세요. ‘제출 대기’로 보관됐다가 신호가 잡히면 자동으로 보내집니다. 보내기를 누르지 않은 초안(‘휴대폰에만 저장됨’)은 자동으로 가지 않으니 꼭 보내기를 누르세요.
• 보낸 뒤 틀린 걸 발견하면 담당자가 확인하기 전에는 그 건을 열어 고친 뒤 ‘수정해서 다시 보내기’를 누르면 됩니다.

내 운행 찾기

내 운행에서 전체·작성중·검수대기·반려(보완 요청)·결재완료 탭을 고릅니다. 선택한 탭은 진하게 표시됩니다. 필터는 처음에 접혀 있고 선택한 기간·현장이 요약됩니다. 필터를 펼쳐 운송일자·프로젝트·담당자를 고르거나 운송내역 검색에 출발·도착·운반 내용을 적고검색을 누르세요. 본인 운행만 보이며 새로고침해도 선택한 조건이 유지됩니다.

담당자가 “고쳐 주세요”라고 할 때

다음 날 아침, 홈 화면에 주황색 보완 요청 카드가 생겼습니다. “9월 7일 · 현장 내 하차 위치를 구체적으로 입력해 주세요.”

1. 1카드의 ‘고치기’를 누릅니다

   맨 위에 담당자가 보낸 요청이 주황색으로 나옵니다.

   

2. 2요청 문장을 누릅니다

   고쳐야 할 칸으로 바로 내려가고, 칸 옆에 요청 내용이 붙어 있습니다.

   

3. 3고치고 다시 보냅니다

   도착지를 “서울 현장 B동 뒤 자재 하치장”으로 고치고 고쳐서 다시 보내기 → 보내기. 빠뜨린 영수증 사진도 이때 추가하면 됩니다.

   

월말 — 돈이 들어왔는지 보기

1. 아래 ‘내 정산’ 탭을 누릅니다

   맨 위에 이번 마감의 받은 돈과 받을 돈이 크게 나옵니다. 지난 마감을 누르면 직전 기간을 봅니다.

   지급명세마다 ‘지급 완료’ 또는 ‘미지급’이 붙고, 운행 N건 자세히 보기로 어떤 운행이 들어갔는지 봅니다.

   본인 운행분만 보이고, 다른 기사나 원청 청구 금액은 보이지 않습니다.

   

2. 현장마다 얼마나 운행했는지 봅니다

   아래 현장별을 누르면 현장마다 운행 건수와 금액이 한 줄씩 나옵니다. 현장을 누르면 그 현장 운행이 날짜순으로 펼쳐집니다.

   기본은 회사 마감일(19일~다음 달 18일)이며, 다른 기간은 기간 직접 고르기로 정합니다.

   

3. 날짜별로 확인합니다

   날짜별을 누르면 날짜마다 그날 운행과 합계가 나옵니다. 회색 ‘검수 전’ 금액은 담당자가 아직 확인하지 않은 금액입니다.

   

알림 받기

홈 아래 알림 받기를 누르고 브라우저 알림을 허용하세요. 보완 요청을 알림으로 받을 수 있습니다. 아이폰은 먼저 홈 화면에 추가해 앱을 열어 주세요.

비밀번호를 바꾸고 싶을 때

1. 홈 맨 아래 ‘비밀번호 변경’

   지금 비밀번호와 새 비밀번호(8자 이상)를 두 번 적고 비밀번호 바꾸기. 다른 휴대폰에서는 다시 로그인해야 합니다. 담당자는 왼쪽 메뉴 아래에 같은 버튼이 있습니다.

   

로그인하면 처리할 일이 뜹니다. 숫자를 누르면 그 목록으로 바로 갑니다.

1. 걸리는 건부터 열어 보기

노란 검수함 열기를 누릅니다. 카드마다 날짜·차량·기사·경로·금액·증빙 수가 보입니다. 증빙 없음·추가비 확인 필요처럼 볼 게 있는 건은 주황색 글씨와 확인하기 버튼이 붙습니다.

운행 결재에서는 오늘 운행을 표로 모아 봅니다. 표 위의 필터를 펼쳐 날짜 옆 화살표로 하루씩 이동하거나 기간·프로젝트·기사·담당자를 골라 찾으세요. 전체·작성중·검수대기·반려(보완 요청)·결재완료 탭에 건수가 나옵니다. 검수대기 중 확인할 문제가 없는 건은 승인하거나 여러 건을 선택 승인할 수 있습니다. 엑셀로 받기는 현재 필터의 전체 결과를 내려받습니다. 휴대폰에서는 같은 내용을 카드로 봅니다.

내 담당만은 본인 담당과 미지정 운행을 보여 줍니다. 배정된 현장의 다른 담당자 운행까지 보려면 전체를 누르세요.

9월 7일 건은 김성호 씨가 하차 위치를 고쳐 다시 보낸 건입니다. 사용번호를 누르면 운행 실적과 인수증 사진이 한 화면에 있습니다. 기사가 선택한 담당자와 적재용량, 운송내역·금액·사진을 함께 대조하세요. 담당자·적재용량도 보완 요청 항목으로 고를 수 있습니다.

아래 비용 검수에서 금액이 맞으면 전체 승인. 추가비 한 줄만 보류하려면 그 줄의 ‘검수 결정’을 보류로 바꾸고 이유를 적습니다. 고쳐야 할 게 있으면 보완 요청에서 항목을 고르고 무엇을 고칠지 적은 뒤 보완 요청 보내기 — 그 문장이 기사 홈 화면에 그대로 뜹니다.

운행 상세의 보고서 PDF에는 기사와 담당자 확인 서명 칸이 있습니다. 출력 후 빈 칸에 서명합니다. 담당자 칸의 작은 전자 확인 정보는 승인자·승인 시각이며, 승인 전에는 ‘승인 전’으로 나옵니다.

2. 기사가 넣은 금액 확인하기

기사가 운행마다 금액을 넣으면 검수함 카드에 그 금액이 그대로 나옵니다. 계약 단가와 같거나 계약이 없으면 바로 승인으로 끝납니다. 계약 단가와 다르면 주황색 계약 단가와 다른 금액이 붙고 확인하기로 열어 봅니다. 카드에 운반 내용(조출·장재물 등)도 함께 보여 금액이 다른 이유를 바로 알 수 있습니다.

비용 검수 표의 요청액에 기사가 넣은 금액이 나옵니다. 맞으면 승인 공급가를 비운 채 전체 승인 — 그 금액으로 확정됩니다. 다르게 정하려면 승인 공급가에 금액을 적습니다.

3. 나머지는 한 번에

문제없는 건에는 노란 바로 승인이 있습니다. 문제없는 N건 모두 선택을 누르면 아래에 합계와 선택 N건 승인 버튼이 뜨고, 한 번 누르면 끝입니다.

1. 현장별·기사별로 먼저 보기

왼쪽 메뉴 현장·기사별 집계. 이번 마감·지난 마감을 누르거나 기간을 입력해 조회하기를 누르면 현장마다 기사님별 금액, 기사님마다 현장별 금액이 나옵니다. 엑셀 마감 양식의 집계 시트와 같은 숫자입니다.

한눈에 표는 기사 × 현장 표에 합계가 붙어 있습니다. 엑셀로 받기로 현장별·기사별·표 세 장을 한 파일로 받습니다.

현장별·기사별 카드의 금액 아래 자세히 보기를 누르면 날짜·구간·수량·단가·기사명과 합계가 한 번에 펼쳐지고, 기사 이름으로 골라 보거나 정렬할 수 있습니다. 지급처와 현장을 고른 뒤 거래명세표 엑셀을 누르면 현재 기간·필터에 맞춰 현장마다 한 시트로 받으며, 검수 전 금액은 승인 합계와 별도로 표시합니다. 지급처를 하나 고르면 등록된 대표자·사업장 주소·업태·종목이 공급자 칸에, 회사 정보가 공급받는자 칸에 표시됩니다. 비어 있는 항목은 관리자에게 보완을 요청하세요.

관리자는 회사 정보 → 마감 시작일을 1~28일로 바꿀 수 있고, 1일이면 달력 월을 씁니다. 집계 상세·거래명세표 엑셀도 선택한 기간을 따릅니다.

2. 이번 마감 건 묶기

왼쪽 메뉴 월 정산 → 노란 새 정산. 거래처 한길 운송, 기간은 이번 마감(아래 시연은 9월 1일~30일 직접 입력), 지급 예정일 10월 10일을 넣고 후보 조회. 승인된 비용이 줄마다 나오고 기본은 ‘포함’입니다. 아직 승인 안 된 건은 자동으로 ‘제외’입니다.

• 9월 9일 대기료는 현장 확인 중이라 보류로 바꾸고 “대기 시간 현장 확인 중, 10월에 정산”이라고 적었습니다. 보류한 줄은 다음 달 후보에 다시 나옵니다.
• 사유를 비워 두면 그 칸이 빨갛게 표시되고 바로 그 자리로 이동합니다. 다 확인했으면 초안 만들기.

3. 확정하고 파일 보내기

초안에서 합계를 확인하고 명세 확정을 누르면 한 번 더 묻습니다. 맞으면 확정.

문서번호(정산 기간이 끝나는 달 기준, 예: 8/19~9/18 → PAY-202609-…)가 붙고 맨 위에 ‘미지급’이 보입니다. PDF 다운로드 또는 엑셀 다운로드로 받아 운송사에 보냅니다. PDF에는 예정일과 보류를 뺀 합계가 찍힙니다.

4. 입금하고 기록하기

명세 전액 지급을 마친 뒤 한 번만 기록합니다. 같은 화면 아래 지급 기록에 지급일, 방법, 참고번호(이체 번호), 메모를 적고 버튼의 금액을 확인하세요. 명세가 275,000원이면 275,000원 지급 완료로 기록을 누릅니다.

부분 지급·분할 지급 기록은 지원하지 않습니다. 일부만 보냈다면 아직 기록하지 말고 전액을 보낸 뒤 한 번만 기록하세요. 메모에 일부 금액을 적어도 명세 전액이 지급 완료로 기록됩니다. 고객 입금도 전액 1회 기록입니다.

맨 위 표시가 지급 완료로 바뀌고, 김성호 씨의 ‘내 정산’에도 받은 돈으로 바로 옮겨집니다. 아직 입금 안 한 명세는 왼쪽 메뉴 지급 관리에서 한눈에 봅니다.

처음 로그인하면 대시보드에 시작 준비 목록이 나옵니다. 위에서부터 누르며 등록하면 끝난 항목에 초록 체크가 붙고, 다 끝나면 목록이 사라집니다.

1. 기준정보

회사 정보와 현장을 등록합니다. 현장(프로젝트) 이름을 먼저 적고, 현장 코드는 비워 두면 자동으로 만들어집니다. 새 현장의 증빙 정책은 증빙 선택이 기본입니다. 계약 단가는 정해진 단가가 있을 때만 등록합니다. 구간마다 금액이 다르면 비워 두고 기사가 운행마다 금액을 넣게 하면 됩니다.

기준정보 → 거래처에서 대표자·사업장 주소·업태·종목을 선택 입력하고, 회사 정보에도 같은 항목을 채워 주세요. 거래명세표와 월 정산 명세에 반영되며, 이미 확정한 명세의 정보는 그대로 유지됩니다.

현장을 만들 때 지금 등록된 기사 모두에게 이 현장 배정이 기본으로 켜져 있어, 등록된 기사님이 바로 현장을 고를 수 있습니다. 배정을 바꾸려면 기사관리 → 현장 배정에서 현장을 체크하거나 해제하세요.

2. 기사 가입 링크·사용자 초대

기사관리 → 기사 가입 링크 만들기에서 담당 현장과 유효기간(기본 14일)을 고릅니다. 링크 하나를 기사님 단톡방에 보내면 각자 이름·전화·사업자·차량 정보를 입력해 가입합니다. 기사관리에서 정보를 확인·수정하고, 링크 사용 인원을 확인하거나 링크를 끌 수 있습니다. 새 기사의 최초 소속 시작일은 가입일 1년 전으로 잡힙니다. 더 이전 운행이 필요하면 관리자나 정산 담당자가 기사관리의 소속 시작일 수정에서 해당 지급처의 시작일을 앞당기세요. 다른 소속 기간과 겹칠 수 없으며 기존 운행·정산 내용은 바뀌지 않습니다.

같은 운송사 기사 여러 명이 가입하면 소속 사업자를 지정해서 링크를 만드세요. 기존 사업자를 고르거나 새 사업자 등록에서 상호·사업자번호를 입력하면 되고, 기사님은 가입할 때 소속을 확인하고 기사·차량 정보를 적습니다. 개별 초대에서도 같은 방법으로 지정할 수 있습니다.

사용자 초대 생성에서 역할과 담당 현장을 고르면 초대 링크가 나옵니다. 그 링크를 문자로 보내면 받은 사람이 직접 비밀번호를 정합니다. 비밀번호를 잊은 사람에게는 그 사람 옆의 ‘비밀번호 재설정 링크 만들기’로 링크를 보냅니다.

사용자 관리·기사관리에서 기록 없는 계정은 삭제할 수 있고, 꺼진 계정은 기본으로 숨겨지므로 꺼진 계정 몇 명 보기를 켜서 확인합니다.

3. 기사가 적을 칸 줄이기

입력 항목 설정에서 항목마다 숨김·선택·필수를 고릅니다. 숨긴 항목은 기사 화면에 아예 나오지 않습니다. 현장마다 다르게 할 수도 있고, 바꾼 뒤 아래 설정 저장을 누릅니다.

영수증 사진을 빠뜨렸어요

담당자가 확인하기 전이면 그 건을 열어 사진을 추가하고 ‘수정해서 다시 보내기’. 이미 보완 요청이 왔다면 고치기 화면에서 추가합니다.

같은 날 여러 번 다녀왔어요

한 건으로 등록하고 ‘출발 → 도착’에서 + 운행 추가를 누르세요. 일대 요금은 회차 수와 상관없이 하루 한 번 계산됩니다. 회당 요금은 청구수량이 실제 청구할 횟수와 맞는지 확인하세요.

승인한 걸 취소하고 싶어요

정산에 들어가기 전이면 관리자에게 문의하세요. 확정된 명세는 지급 전에만 명세 취소를 할 수 있고, 지급 후에는 다음 달에 조정 금액으로 반영합니다.

운행마다 금액이 달라요

계약 단가가 없으면 ‘이번 운행 금액’에 적고, 계약과 다르면 ‘금액이 다르면 직접 입력’을 누르세요. 최근 경로의 참고 금액은 빈 금액 칸에만 채워집니다. 사진·증빙을 추가하기 전에 금액을 확인하고 담당자에게 보내세요.

가입 전 운행이 저장되지 않아요

관리자나 정산 담당자에게 기사관리에서 해당 지급처의 소속 시작일을 운행일 이전으로 앞당겨 달라고 하세요. 운행일을 오늘로 바꾸어 저장하지 마세요.

담당자를 고를 수 없어요

현장을 먼저 고르세요. 선택할 담당자가 없으면 관리자에게 현장 배정을 요청하세요. 기본 필수인 담당자·적재용량을 확인한 뒤 보내세요.

적재용량에는 무엇을 적나요?

이번 운행의 적재용량을 톤으로 적습니다(예: 2.5). 내 정보의 차량 최대 적재 톤수와 별도이며, 0보다 큰 값을 입력하세요.

명세 금액 중 일부만 보냈어요

부분 지급은 기록할 수 없습니다. 전액 지급을 마친 뒤 한 번만 기록하세요. 이미 전액으로 잘못 기록했다면 지급 기록의 오입력 취소에 사유를 적어 취소하세요.

기사·관리자 계정은 어떻게 삭제하나요?

관리자가 사용자 관리·기사관리에서 ‘삭제’를 누르고 이름을 확인합니다. 운행 초안·증빙·검수·정산 등 업무 기록이 없는 계정만 삭제할 수 있고, 연결된 전용 기사·사업자·차량 정보도 다른 참조가 없으면 함께 지워집니다. 삭제하면 되돌릴 수 없습니다. 기록이 있으면 ‘계정 끄기’를 쓰세요. 계정 끄기는 로그인을 막고 기록은 남기며 나중에 다시 켤 수 있습니다. 내 계정과 마지막 활성 관리자는 삭제할 수 없습니다. 꺼진 계정은 기본으로 숨겨지니 ‘꺼진 계정 몇 명 보기’를 켜서 확인하세요.

비밀번호를 잊었어요

관리자에게 말하면 사용자 관리에서 비밀번호 재설정 링크를 보내 드립니다. 로그인한 상태라면 메뉴의 ‘비밀번호 변경’에서 직접 바꿀 수 있습니다. 기사는 홈 맨 아래에 있습니다.